Access: Zostavy

29. Apríla 2016, Ondrej Kvasnica Pridaj komentár »

Študijný materiál k predmetu Bázy dát žiakov SOŠ masmediálnych a informačných štúdií

Zostava je databázový objekt, ktorý slúži na výstup z databázy. Jeho otvorením si prostredníctvom dotazu vyžiada z tabuľky potrebné údaje a poskytne ich v príslušnom rozložení na zobrazenie alebo tlač. Na rozdiel od formulára, ktorý môže byť vstupom aj výstupom, cez zostavu nie je možné žiadnym spôsobom zmeniť údaje, slúži jedine na výstup z databázy. Formulár sa zvykne primárne prispôsobovať pre zobrazenie na obrazovke, zostava sa prispôsobuje pre potreby tlače na papier. Z toho vyplývajú odlišné tvary, veľkosti, farby a celkové rozloženie prvkov na ploche. Zostava (ako aj formulár) neobsahuje žiadne údaje, je to iba používateľské rozhranie, v ktorom sa pracuje s údajmi uloženými v tabuľkách.

Zostavu môžeme mať otvorenú v dvoch režimoch zobrazenia:

  1. Zobrazenie zostavy – v nastavenom dizajne vidíme všetky výstupné záznamy pod sebou, do určitej miery môžeme s údajmi ešte manipulovať, napr. použiť filter, alebo si niektorý záznam otvoriť vo formulári a zmeniť ho. Na rozdiel od formulára už sú možnosti obmedzené, napr. k dispozícii nie je zoraďovanie. V prípade potreby viacerých spôsobov zoradenia je možné vytvoriť niekoľko samostatných zostáv.
  2. Ukážka pred tlačou – záznamy sú už nastránkované, môžeme iba prechádzať medzi jednotlivými stranami, približovať či vzďaľovať zobrazenie na obrazovke, a vytlačiť si ju na papier. Navigačné tlačidlá v zostave slúžia na prechod medzi jednotlivými stranami zostavy (kým vo formulári to bolo medzi záznamami).

Zostava má oproti formuláru niekoľko špeciálnych funkcií pre potreby výstupu. Málokedy nám stačí, aby vo výstupe sme si iba pozreli či vytlačili presne tie isté údaje, ktoré sme do databázy vložili na vstupe. V mnohých prípadoch potrebujeme zadané dáta rôznym spôsobom spracované. Preto Sprievodca zostavou, ako aj Návrhové zobrazenie pre zostavu navyše obsahuje:

  • zoskupovanie – vytváranie skupín záznamov môže slúžiť pre účely vizuálne, kedy jednotlivé skupiny oddelíme, zvýrazníme graficky (napr. nová kategória výrobkov začína na novej strane, čiara pred menom začínajúcim na iné písmeno, a pod.), alebo pokiaľ chceme údaje po skupinách spracovať matematicky (napr. súčet objednávok jednotlivých odberateľov, priemerný odber výrobku za mesiac, a pod.), zoskupovať možno záznamy s rovnakou hodnotou vo zvolenom poli, alebo pri texte podľa určitého počtu znakov (rovnaké prvé písmeno, atď.), pri číslach v intervaloch (po stovkách, tisíckach, a pod.) a pri dátumoch podľa zvolenej časti (rok, štvrťrok, mesiac, atď.), dá sa nastaviť viacero úrovní zoskupenia (napr. skupiny objednávok po rokoch rozdeliť ešte na skupiny po mesiacoch, a pod.);
  • zoraďovanie – je možné definovať až 4 polia, podľa ktorých bude zoraďovať záznamy vzostupne alebo zostupne (napr. môže sa stať, že majú viacerí rovnaké priezvisko, tak v 2. poradí sa dá zoradiť podľa mena, a pod.), zoradenie je konečné, používateľ nemôže po otvorení zostavy zmeniť;
  • súhrny – k dispozícii sú v prípade, že zostava obsahuje nejaké číselné pole, umožňuje pre jednotlivé skupiny vyčísliť súčet, priemer, minimálnu a maximálnu hodnotu daného poľa, prípadne percentá pre súčet z celku, je možné si zvoliť, či zostava bude obsahovať súhrnné informácie navyše k podrobným, alebo iba tie súhrnné;
  • rozloženie – ak zostava obsahuje viac polí, odporúčam orientáciu zostavy na šírku, aby mali údaje na papieri čo najviac priestoru a všetko sa zmestilo, a použiť voľbu na prispôsobenie šírky polí.

Do zostavy je možné vložiť polia z viacerých tabuliek, tie však musia byť navzájom prepojené prostredníctvom relácií. Ak nechceme mať v zostave všetky údaje z tabuľky, ale vyfiltrovať iba niektoré záznamy, dá sa to urobiť prostredníctvom dotazu, pre ktorý potom vytvoríme zostavu.

Návrhové zobrazenie má zostava spoločné s formulárom, väčšina vecí funguje rovnako, poukážem len na niektoré hlavné výnimočnosti týkajúce sa zostáv:

  • nemá iba jednu hlavičku a pätu, existuje hlavička a päta zostavy, ktoré sú na začiatku prvej a konci poslednej strany zostavy, hlavička a päta stránky môže byť na začiatku a konci každej stránky, tieto sa zapínajú alebo vypínajú v miestnej ponuke sekcie, ďalej môže mať svoju hlavičku a pätu každá skupina, tie sa nastavujú cez nástroj Zoradenie, zoskupenie a súčet;
  • Zoradenie, zoskupenie a súčet je nástroj, ktorý môžeme otvoriť cez panel nástrojov alebo miestnu ponuku, nastavuje sa tam všetko, čo sa týka skupín;
  • niektoré vlastnosti, napr. textové pole obsahuje Skryť duplicity a Priebežný súčet, a pod.;
  • súhrny sa realizujú tak, že do textového poľa v päte sekcie sa ako zdroj ovládacieho prvku nezadá samotné pole, ale agregačná funkcia: napr. Sum(), Avg(), Min(), Max(), ktorá spracuje všetky hodnoty v danej sekcii, napr. =Sum([VýslednáCena]) v päte skupiny podľa čísla objednávky, kde [VýslednáCena] je pole s cenou položky objednávky, bude predstavovať celkovú cenu objednávky, súčet cien jednotlivých položiek.

Pridaj komentár