Access: Formuláre

31. marca 2015, Ondrej Kvasnica Pridaj komentár »

Študijný materiál k predmetu Bázy dát žiakov SOŠ masmediálnych a informačných štúdií

Formulár je databázový objekt, ktorý slúži na vstup do databázy. Jeho vyplnením sa vygeneruje dotaz, ktorý zabezpečí uloženie zadaných údajov do príslušnej tabuľky. Zároveň je to však aj výstup z databázy, vo formulári sa pre potreby ďalších úprav zobrazujú údaje v databáze už uložené. Formulár žiadne údaje neobsahuje, je to iba používateľské rozhranie, v ktorom sa pracuje s údajmi uloženými v tabuľkách.

Používateľ databázového systému v MS Access si môže otvárať aj jednotlivé tabuľky a meniť údaje priamo v nich. Využitie formulárov má však oproti samotným tabuľkám mnohé výhody:

  • tabuľky majú jednotný vzhľad mriežky zloženej zo stĺpcov a riadkov, ktorým môžete meniť iba výšku a šírku, vo formulári je možné nastaviť vlastný dizajn: rozloženie polí, farby, obrázky, okraje, písma, atď.;
  • cez jeden formulár je možné zapísať údaje do viacerých tabuliek naraz;
  • pri otvorení tabuľky sú vždy dostupné všetky údaje, vo formulári je možné obmedziť prístup k vybraným poliam alebo vybraným záznamom;
  • formuláre slúžia nielen na prístup k údajom, ale dajú sa pomocou nich vytvoriť aj navigačné alebo príkazové panely s tlačidlami, ktoré budú otvárať príslušné formuláre, zostavy, či spúšťať dotazy.

Máme k dispozícii tri základné možnosti zobrazenia formulára:

  1. Návrhové zobrazenie a po novom aj Zobrazenie rozloženia – slúžia na nastavovanie vzhľadu a funkčnosti formulára; niektoré vlastnosti sa môžu dať meniť aj v inom zobrazení, ale sú tam obmedzenia, v návrhovom zobrazení je umožnené všetko; nemalo by byť prístupné bežnému používateľovi;
  2. Formulárové zobrazenie – slúži na prácu s údajmi a inú funkcionalitu podľa toho, ako bol formulár nastavený v návrhovom zobrazení;
  3. Údajové zobrazenie (Zobrazenie dátového listu) – slúži na prácu s údajmi, dizajn má rovnaký ako tabuľka, ale ostatné vlastnosti sú zachované podľa toho, ako boli nastavené v návrhovom zobrazení formulára.

Okrem návrhového zobrazenia môžeme na vytvorenie formulára použiť jednoúčelové tlačidlá v sekcii Formuláre na záložke Vytvoriť, ktoré nám vytvoria z príslušnej tabuľky vždy formulár jedného konkrétneho typu, alebo komplexnejší nástroj Sprievodca formulárom. Ten nás odbremení od veľa práce, a potom môžeme ďalšie detaily doladiť v návrhovom zobrazení.

Typy formulárov

Pri použití sprievodcu na vytvorenie formulára s poliami z viacerých tabuliek sú na výber tri typy formulára:

  1. Formulár s podformulármi – používa sa pri práci s údajmi z tabuliek, medzi ktorými je väzba 1:N; do formulára s 1 záznamom z prvej tabuľky je vnorený podformulár, v ktorom je N prislúchajúcich záznamov z druhej tabuľky;
  2. Prepojené formuláre – tiež sa používa pri tabuľkách s väzbou 1:N; formulár s 1 záznamom z prvej tabuľky obsahuje tlačidlo, pomocou ktorého sa otvorí prepojený formulár s N prislúchajúcimi záznamami z druhej tabuľky;
  3. Jeden (samostatný) formulár – používa sa pri práci s tabuľkami, medzi ktorými je relácia 1:1; podformulár alebo prepojený formulár je pre 1 záznam zbytočný, príslušné údaje z druhej tabuľky sa môžu zobraziť spolu s tými z prvej v samostatnom formulári.

Keď sa vytvára formulár pre údaje z jedinej tabuľky, sprievodca automaticky použije Samostatný formulár. Pre ten je však možné zvoliť ešte zo štyroch druhov zobrazení (nastavuje sa v sprievodcovi pri výbere rozloženia, alebo potom v návrhovom zobrazení vo formátových vlastnostiach formulára):

  • Samostatný (jednoduchý) formulár / Formulár / Stĺpcové a Podľa okrajov – vždy obsahuje údaje iba jedného záznamu, medzi záznamami sa prechádza pomocou navigačných tlačidiel;
  • Spojité formuláre (nekonečný formulár) / Viaceré položky / Tabuľkové – obsahuje všetky príslušné záznamy pod sebou, prechádza sa medzi nimi pomocou navigačných tlačidiel alebo zvislého posuvníka;
  • Údajový hárok (dátový list) – obsahuje všetky príslušné záznamy, dizajn tabuľky, viď Údajové zobrazenie vyššie;
  • Rozdelené zobrazenie / Rozdeliť formulár – kombinácia samostatného formulára a údajového hárka, v samostatnom formulári zobrazuje záznam zvolený v údajovom hárku.

Poznámka: V zozname sa nachádza množstvo pojmov z dôvodu, že rovnaká vlastnosť sa na rôznych miestach Accessu nazýva inými menami. Na prvom mieste je názov vlastnosti v návrhovom zobrazení, na druhom mieste názov tlačidla, ktorým sa taký formulár vytvára, a za posledným lomítkom pojmy zo sprievodcu formulárom. V zátvorkách sú názvy zo starších verzií (Access 2000).

Práca s formulárom

Používa sa na to Formulárové zobrazenie alebo Údajové zobrazenie (Zobrazenie dátového listu):

  • prechod medzi záznamami – navigačné tlačidlá, zvislý posuvník (spojitý formulár alebo údajový hárok), šípky klávesnice a tabulátor (podľa typu formulára a nastaveniu kolobehu);
  • pridanie nového záznamu – navigačné tlačidlo, panel nástrojov, miestna ponuka;
  • odstránenie záznamu – panel nástrojov, miestna ponuka;
  • zoraďovanie záznamov – vybrať pole, podľa ktorého sa bude zoraďovať, a použiť ikonu na paneli nástrojov, alebo miestna ponuka príslušného poľa, podľa ktorého sa bude zoraďovať;
  • vyhľadávanie záznamov – pole na navigačnom paneli, ikona na paneli nástrojov alebo Ctrl+F (skočí na prvý vyhovujúci záznam);
  • filtrovanie záznamov – používajú sa na to ikony na paneli nástrojov, resp. príslušné položky miestnej ponuky stĺpca alebo hodnoty, podľa ktorej chceme filtrovať (zobrazí iba vyhovujúce záznamy):
    1. základný Filter – ponúkne hodnoty, ktoré sa vo zvolenom poli vyskytujú a umožní vyklikať si tie, ktoré sa majú vo vyfiltrovaných záznamoch nachádzať;
    2. Filtrovať podľa výberu – vyfiltruje záznamy vzhľadom na hodnotu, akú má aktuálny záznam vo zvolenom poli;
    3. Textové / číselné / dátumové filtre – umožňujú zadať hodnotu a podmienku, akú majú spĺňať vyfiltrované záznamy vo zvolenom poli;
    4. Filtrovať podľa formulára – umožňuje nadefinovať viac podmienok filtrovania;
    5. Prepnúť (použiť / odobrať) filter – aktivuje posledný použitý alebo uložený filter / deaktivuje filter a zobrazí všetky záznamy pomocou ikony na paneli nástrojov alebo navigačnom paneli.

Úpravy formulára

Používa sa na to Návrhové zobrazenie, kde sa nastavujú vlastnosti jednotlivým formulárovým objektom:

  • Formulár – vyberie sa kliknutím do ľavého horného rohu medzi pravítka;
  • Sekcie: Hlavičky, Podrobnosti, Päty – vyberie sa kliknutím na lištu s názvom sekcie;
  • Ostatné objekty: Textové polia, Menovky, Rozbalovacie polia, Zoznamy, Tlačidlá, Zaškrtávacie polia, Obrázky, Neviazané / Viazané objekty, Karty, Podformuláre, Čiary, Obdĺžniky, atď. – vyberie sa kliknutím na objekt;

Po zvolení objektu sa jeho vlastnosti otvoria kliknutím na ikonu Hárok vlastností na paneli nástrojov alebo položku Vlastnosti v miestnej ponuke. Každý objekt má k dispozícii iné vlastnosti, ktoré sa ho týkajú. Všetky vlastnosti sú rozdelené do štyroch skupín:

  1. Formát – týkajúce sa formy, vzhľadu, dizajnu, ako bude formulár a jeho objekty vyzerať, napr. typ formulára, ovládacie prvky, pozadie, písmo, farby, okraje, rozmery, …
  2. Údaje – týkajúce sa údajov, odkiaľ sa načítajú, kam sa zapíšu, akým spôsobom sa spracujú, povolenia, pravidlá, …
  3. Udalosti – nastavujú sa tu procedúry, ktoré sa vykonávajú, keď nastane niektorá sledovaná udalosť, napr. zmena záznamu, akcia myšou, klávesnicou, …
  4. Iné – ktoré sa nedali zaradiť do predchádzajúcich skupín.

Toto rozdelenie urýchľuje vyhľadanie potrebnej vlastnosti, keď nie je nutné prechádzať úplne Všetky vlastnosti. Na čo jednotlivé vlastnosti slúžia je možné si v skratke prečítať po zvolení vlastnosti na stavovom riadku, podrobný návod sa otvorí v Pomocníkovi stlačením klávesu F1.

Mnohé vlastnosti sú známe už z Tabuliek, ako napríklad vlastnosti Vyhľadávania sa vyskytujú pri Poli so zoznamom alebo Zozname, ďalej je to Vstupná maska, Východzia hodnota, Overovacie pravidlo, … Tieto vlastnosti fungujú rovnakým spôsobom, pri tvorbe formulára pomocou sprievodcu sa z tabuliek dokonca prevezmú. Vo formulári je ich možné však modifikovať, keby sme potrebovali napríklad v dvoch formulároch pre jedno pole tabuľky rozdielne východzie hodnoty.

Pridaj komentár